Nhiều doanh nghiệp đến tận tháng cuối của năm mới bắt đầu gom danh sách khách, chọn mẫu rồi gửi logo đi in thì khá dễ bị sát ngày giao. Nhất là khi bộ lịch cần hình ảnh riêng, nhiều phòng ban cùng duyệt hoặc phải chia hàng về từng chi nhánh.

Với lịch để bàn làm quà tặng, doanh nghiệp nên bắt đầu tìm hiểu từ tháng 10 âm lịch với bốn thông tin: tặng cho ai? Ngân sách tối đa? Cần khoảng bao nhiêu cuốn lịch? và phải nhận hàng vào ngày nào? Từ đó mới chọn mẫu, dự trù ngân sách và làm việc với xưởng.

Bài viết này nói về Kinh Nghiệm chuẩn bị thông tin, so sánh báo giá và Đặt in lịch Tết tại Xưởng TP HCM

Mẫu lịch bàn nào sẽ phù hợp với khách hàng và ngành nghề của bạn?

Lịch để bàn phù hợp với người thường làm việc tại văn phòng, ngân hàng, trường học, công ty dịch vụ và doanh nghiệp B2B. Nếu khách hàng của bạn ít sử dụng bàn làm việc, nên cân nhắc thêm thói quen sử dụng trước khi chọn lịch làm quà.

Ngay trong một danh sách khách hàng, nhu cầu cũng có thể khác nhau. Nhân viên văn phòng thường ghi chép có thể thích mẫu có note. Khách nhận quà tại hội nghị hoặc qua đường giao hàng lại cần bộ lịch gọn, thuận tiện mang về. Không nhất thiết phải chọn một mẫu cho tất cả người nhận.

Nếu tiêu chí là gọn, cần phát số lượng lớn, chi phí phải chăng, có thể đặt in số lượng ít hoặc bổ sung số lượng đột xuất, phù hợp với mọi ngành nghề bạn có thể tham khảo lịch để bàn chữ A lịch chữ M có note , 

Nếu tiêu chí là sang trọng, cao cấp như ngành trang sức, bất động sản, tài chính, khách sạn, thẩm mỹ viện,.. có thể tham khảo các mẫu lịch đế gỗ, lịch vạn niên

Nếu tiêu chí là mẫu lịch độc lạ, ấn tượng phù hợp cho công ty thiết kế, công ty event có thể tham khảo: Mẫu Lịch để bàn độc đáo

Quy cách và giá cụ thể nên xem tại từng sản phẩm hoặc liên hệ hotline để được tư vấn cụ thể:

Các mẫu lịch Tết độc đáo là nguồn tham khảo khi doanh nghiệp muốn thêm tiện ích hoặc chọn hình thức khác biệt. Bạn có thể lấy ý tưởng từ đó rồi nhờ xưởng đánh giá cách thực hiện, thay vì chọn ngay chỉ vì hình minh họa đẹp.

Tính toán số lượng lịch Tết cần in

Để tính toán số lượng lịch Tết cần in cho công ty, bạn nên gom số lượng từ bộ phận kinh doanh, marketing, hành chính và các chi nhánh có liên quan. Kiểm tra xem một khách hàng có đang nằm trong nhiều danh sách hay không, và mỗi đơn vị nhận một cuốn hay nhiều cuốn cho từng người sử dụng.

Nên tách rõ số lượng tặng khách hàng, đối tác, nhân viên và phần để tại văn phòng. Nếu cần dự phòng cho khách mới hoặc phát sinh, hãy trừ hao số lượng theo tình hình của doanh nghiệp so với các năm trước. Không nên đặt thêm chỉ để có đơn giá thấp hơn nếu số lịch dư không có kế hoạch sử dụng.

Sau khi có thông tin về loại lịch và số lượng cụ thể, GAMS có thể tư vấn thêm về quy cách, kỹ thuật in và xem khả năng ghép đơn phù hợp để tiết kiệm chi phí tối đa cho doanh nghiệp.

Cung cấp thông tin và yêu cầu báo giá in lịch

Khi đã có thông tin mẫu lịch phù hợp và số lượng cần đặt, bước tiếp theo là liên hệ báo giá in lịch bàn cho doanh nghiệp. Bạn không cần hiểu hết các loại giấy hay kỹ thuật gia công mới có thể hỏi giá. Trước khi liên hệ các xưởng in bạn chỉ cần chuẩn bị thêm một số thông tin sau đây thì báo giá sẽ rất nhanh mà không cần phải trao đổi quá nhiều:

• Loại lịch/ mẫu lịch muốn đặt: nếu bạn không biết chính xác tên gọi mẫu lịch, chỉ cần gửi một bức ảnh mẫu tương tự kèm theo Số Lượng của từng loại
• Ảnh mẫu tham khảo, hình ảnh thương hiệu và những ghi chú về yêu cầu in ấn gia công ví dụ như in hiệu ứng ánh kim loại, in nổi 3D cho logo, thêm popup,…
• Bao bì và đóng gói : tiêu chuẩn sẽ là bọc nilon bảo vệ, bạn có thể đặt thêm vỏ hộp giấy, túi giấy,..phần này sẽ phát sinh thêm chi phí
• Ngân sách dự kiến cho mỗi phần quà hoặc cả chương trình: Bạn nên đưa ra số dự kiến để xưởng có thể tư vấn chọn mẫu và kiểu in ấn phù hợp với giá tiền. 
• Ngày cần nhận, địa điểm giao hàng, chi phí giao hàng, hóa đơn VAT và chứng từ phải được xác nhận trong báo giá.
• Bạn đã có file thiết kế hay chưa? Nếu chưa, phí thiết kế tại xưởng sẽ được tính vào đơn hàng, hãy note rõ nhé.

Khi bạn so sánh báo giá, hãy đối chiếu cùng yêu cầu, tránh chỉ nhìn giá một cuốn rồi chọn đơn vị thấp hơn, nhưng khi đặt hàng lại phát sinh thêm các khoản khác thì tính tổng đơn hàng lại thành giá cao.

Phân công người chuẩn bị nội dung và người duyệt

Một bộ lịch có thể cần logo từ marketing, ảnh từ kinh doanh, thông tin liên hệ từ chi nhánh và xác nhận cuối từ lãnh đạo. Nếu từng người gửi sửa trực tiếp cho xưởng, rất dễ có nhiều phiên bản khác nhau hoặc chờ ý kiến sẽ làm kéo dài thời gian duyệt file in.

Doanh nghiệp nên cử một đầu mối tổng hợp hình ảnh, nội dung và phản hồi. Ngay từ đầu, cần biết ai được duyệt hình ảnh thương hiệu, ai kiểm tra thông tin và ai xác nhận file cuối cùng để in.

Một vấn đề thường hay gặp phải khi sử dụng hình ảnh in ấn trên nội dung lịch. Nếu muốn dùng ảnh công trình, con người, ảnh nghệ thuật có bản quyền, ảnh sản phẩm hoặc đội ngũ, hãy kiểm tra quyền sử dụng và xin các chấp thuận cần thiết trước khi đưa vào thiết kế. Không nên để đến lúc duyệt cuối mới phát hiện ảnh không được phép công khai hoặc không còn phù hợp.

Bạn cũng cần nói rõ mức độ làm riêng. In hình ảnh của công ty lên phôi trắng theo quy cách tiêu chuẩn khác với làm lịch thiết kế riêng có thay đổi kích thước, cắt tạo hình hoặc thêm chi tiết.

Xưởng cần biết yêu cầu này để tư vấn đúng cách sản xuất và tiến độ.

Cách theo dõi tiến độ đơn hàng in ấn cho doanh nghiệp

Ngày bắt đầu tặng quà không nên là ngày xưởng vừa giao lịch. Sau khi nhận, doanh nghiệp còn cần kiểm đếm, phân loại, đóng cùng các món khác hoặc chuyển đến chi nhánh. Hãy dành thời gian cho các việc này khi trao đổi ngày giao với xưởng.

Sau đó lần lượt xác định các mốc nhận thành phẩm, sản xuất, duyệt file và chuẩn bị hình ảnh. Người phụ trách nên kiểm tra lịch làm việc của những người cần duyệt để tránh hồ sơ bị chờ ở một khâu dù xưởng đã sẵn sàng sản xuất.

Tại GAMS, thời gian sản xuất được xác nhận theo mẫu, số lượng và yêu cầu của từng đơn. Mốc tính bắt đầu khi đã đặt cọc và duyệt file, bao gồm cả thứ Bảy và Chủ nhật. Thời gian chọn ảnh, thiết kế hoặc sửa nội dung trước khi duyệt cần được tính thêm.

Đặc biệt là vào dịp cuối năm, từ tháng 10 âm lịch các đơn hàng in ấn phẩm Tết nhiều nên bạn cần đặt sớm. Nếu cần gấp, hãy báo ngày nhận ngay từ đầu để GAMS kiểm tra và thu xếp sản xuất, tăng ca khi cần để đáp ứng tiến độ đã thống nhất.

Lưu ý các thay đổi sau khi duyệt file có phát sinh thêm công đoạn tại xưởng cũng có thể làm kéo dài thời gian sản xuất và giao hàng.

ĐẶT IN LỊCH TẾT TẠI TP HCM TỪ 100 CUỐN

Xưởng In GAMS nhận đặt in lịch Tết theo yêu cầu từ 100 cuốn. Nhận tư vấn lịch để bàn làm quà tặng doanh nghiệp theo số lượng, ngân sách và thời gian hoàn thành. Xưởng có thể linh động phương án sản xuất, xem xét ghép đơn khi quy cách và lịch làm việc phù hợp; khả năng thực hiện được xác nhận khi báo giá.

Bên cạnh lịch, Xưởng còn cung cấp các ấn phẩm mùa Tết mà các doanh nghiệp thường sử dụng như: túi giấy, hộp đựng quà Tết, thiệp chúc Tết, Bao lì xì, voucher, sticker, tờ rơi, Decal tem nhãn,…

Bạn có thể bắt đầu bằng việc gửi yêu cầu báo giá đặt in lịch bàn  cho GAMS qua hotline 0938 600 769